Datenschutzerklärung
Stand: 22.08.2026 · Fassung v1.1
1. Verantwortlicher
1516 Consulting GmbH, Annenstraße 8, 27472 Cuxhaven
Vertreten durch den Geschäftsführer Holger Fiegl
E-Mail: info@ai-act-coach.com · Telefon: 04721-5512471
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen
derzeit nicht vor. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben
genannten Adresse.
2. Was diese Erklärung abdeckt
Diese Erklärung gilt für unsere Website ai-act-coach.com und für die Nutzung unserer
Anwendung „AI Act Coach“ im geschützten Kundenbereich. Beides behandeln wir getrennt, weil
sich Zwecke und Rechtsgrundlagen unterscheiden: Abschnitt 4 betrifft die Website,
Abschnitt 5 die Anwendung.
Unser Angebot richtet sich an Unternehmen, Organisationen und Behörden, nicht an
Privatpersonen.
3. Ihre Rechte im Überblick
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung
(Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).
Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3
DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Eine Nachricht an info@ai-act-coach.com genügt.
Widerspruchsrecht
Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1
Buchstabe f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1
DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende
schutzwürdige Gründe nachweisen. Verarbeiten wir Daten für Direktwerbung, können Sie
jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Eine Nachricht
an info@ai-act-coach.com genügt; eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.
Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren
(Art. 77 DSGVO) – insbesondere bei der Behörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes
oder des Ortes des vermuteten Verstoßes. Für uns zuständig ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon 0511 120-4500 · poststelle@lfd.niedersachsen.de
4. Nutzung unserer Website
4.1 Aufruf der Seiten (Server-Protokolldateien)
Bei jedem Aufruf speichert unser Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit,
aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Meldung über den Erfolg des Abrufs, verwendeter
Browser und Betriebssystem.
Zweck: Bereitstellung und Auslieferung der Seiten, Erkennung und Behebung von Störungen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der
technisch fehlerfreie Betrieb unseres Angebots.
Speicherdauer: 7 Tage, danach automatische Löschung.
4.2 Sicherheit
Zur Abwehr von Angriffen protokollieren wir fehlgeschlagene Anmeldeversuche und sperren
auffällige Adressen.
Zweck: Schutz unserer Systeme und der darin gespeicherten Daten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO. Unser
berechtigtes Interesse ist die Integrität unserer Systeme.
Speicherdauer: 30 Tage; im Fall eines Sicherheitsvorfalls bis zu dessen Aufklärung.
4.3 Kontaktformular und E-Mail
Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag
gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (Interesse: Bearbeitung von
Anfragen).
Speicherdauer: bis zur Erledigung, danach sechs Monate für Rückfragen. Betrifft die Nachricht
ein Geschäft, bewahren wir sie als Geschäftsbrief sechs Jahre auf (§ 257 Absatz 4 HGB).
Pflichtangaben: Ohne Ihre E-Mail-Adresse können wir nicht antworten.
4.4 Automatisches Speichern Ihrer Eingaben
Unsere Formulare speichern Ihre Eingaben automatisch als Entwurf – auch dann, wenn Sie das
Formular noch nicht abgeschickt haben. Das ist gewollt: Sie sollen eine begonnene Erhebung
später fortsetzen können, ohne von vorn zu beginnen.
Zweck: Sie sollen Ihre Eingaben nicht verlieren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für Formulare im Kundenbereich, weil die
Fortsetzbarkeit Teil unserer Leistung ist; für Formulare vor Vertragsschluss Art. 6 Abs. 1
Buchstabe f DSGVO (Interesse: Vermeidung von Datenverlust bei Verbindungsabbruch).
Speicherdauer: Entwürfe, die nie abgeschickt wurden, löschen wir 30 Tage nach der letzten
Änderung automatisch.
Wir verwenden solche Entwürfe ausschließlich dafür, dass Sie weiterarbeiten können. Wir
sprechen Sie nicht an, weil Sie ein Formular begonnen und nicht abgeschickt haben.
4.5 Cookies
Siehe den gesonderten Abschnitt „Cookies und ähnliche Techniken“
5. Nutzung der Anwendung „AI Act Coach“
5.1 Kundenkonto und Leistungserbringung
Für die Nutzung verarbeiten wir: Firmenname, Anschrift, Rechtsform, Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer, Name und E-Mail-Adresse der handelnden Person, Zugangsdaten, Ihre
Angaben aus den Fragebögen, die daraus erzeugten Dokumente sowie Protokolle über Abrufe.
Zweck: Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.
Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende siehe Ziffer 9.
Pflichtangaben: Ohne diese Angaben kann der Vertrag nicht geschlossen und die Leistung nicht
erbracht werden.
5.2 Angaben zu Personen in Ihrem Unternehmen
Ihre Angaben können Namen und Funktionen von Personen enthalten – etwa der Verantwortlichen
für ein KI-System oder für die menschliche Aufsicht. Für diese Daten sind Sie
datenschutzrechtlich verantwortlich; wir verarbeiten sie ausschließlich in Ihrem Auftrag
und nach Ihren Weisungen. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der
Bestandteil unseres Vertrags mit Ihnen ist.
5.3 Automatische Einstufung Ihrer KI-Systeme
Aus Ihren Angaben leitet unsere Anwendung eine Einstufung ab und erzeugt daraus Dokumente.
Diese Ableitung folgt festen, im Vorhinein programmierten Regeln und betrifft Ihre
KI-Systeme, nicht Personen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO
findet nicht statt.
5.4 Protokoll über die Auslieferung von Dokumenten
Wir protokollieren, welches Dokument in welcher Fassung wann von welchem Konto abgerufen
wurde.
Zweck: Nachweis darüber, welcher Stand tatsächlich ausgeliefert wurde, sowie Unterstützung
bei Rückfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die
Nachvollziehbarkeit der erbrachten Leistung.
Speicherdauer: 24 Monate.
6. Eingeladene Mitarbeitende – Informationen für Sie persönlich
Wenn Ihr Arbeitgeber Sie zu einem Schulungsplatz einlädt, haben Sie uns Ihre Daten nicht
selbst gegeben. Deshalb informieren wir Sie hier gesondert (Art. 14 DSGVO):
Woher wir Ihre Daten haben: Ihr Arbeitgeber hat sie über sein Firmenkonto bei uns
eingetragen.
Welche Daten das sind: Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse, Ihr Kursfortschritt,
Ergebnisse der Abschlusstests, Ausstellungsdatum und Fassung Ihrer Teilnahmebescheinigung.
Zweck: Bereitstellung des Kurszugangs und Nachweis der absolvierten Schulung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO – die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung
des Vertrags zwischen uns und Ihrem Arbeitgeber. Wir stützen sie ausdrücklich nicht auf eine
Einwilligung, weil Sie in einem Beschäftigungsverhältnis stehen und eine Einwilligung dort
nicht freiwillig wäre.
Empfänger: Ihr Arbeitgeber kann sehen, ob und wann Sie die Kurse abgeschlossen haben.
Speicherdauer: solange Ihr Zugang besteht. Danach siehe Ziffer 9.
Ihre Rechte: Es gelten die Rechte aus Ziffer 3 – auch uns gegenüber.
7. Zahlungen und Rechnungen
Für die Bezahlung nutzen wir Stripe (Stripe Payments Europe Limited, Irland), PayPal
(PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg) und den Kauf auf Rechnung.
Bei Stripe und PayPal geben Sie Ihre Zahlungsdaten unmittelbar beim Anbieter ein. Diese
Anbieter verarbeiten die Daten für die Zahlungsabwicklung als eigene Verantwortliche nach
ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten von ihnen nur den Zahlungsstatus und
eine Vorgangskennung.
Für Rechnungen und Buchhaltung verarbeiten wir Ihre Firmendaten, Rechnungsbeträge und
Zahlungsdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für die Abwicklung, Art. 6 Abs. 1
Buchstabe c DSGVO für die steuerliche Aufbewahrung.
Speicherdauer: Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre, jeweils ab Ende des
Kalenderjahres (§ 147 Absatz 3 AO, § 257 Absatz 4 HGB) – längstens bis zum Ablauf der
steuerlichen Festsetzungsfrist.
8. E-Mails an Sie
Wir versenden E-Mails über einen Versanddienst und protokollieren dabei, ob eine Nachricht
zugestellt wurde. Dieses Protokoll enthält zunächst auch den Nachrichtentext.
Zweck: Nachweis, dass eine Systemnachricht – etwa eine Rechnung, eine Einladung oder eine
Kündigungsbestätigung – tatsächlich versendet wurde, und Behebung von Zustellfehlern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der
Nachweis des Versands. Für Nachrichten mit geschäftlichem Inhalt tritt Art. 6 Abs. 1
Buchstabe c DSGVO hinzu (§ 257 HGB, § 147 AO).
Speicherdauer: Der vollständige Nachrichtentext wird nach 365 Tagen automatisch entfernt;
danach bleiben nur Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus. Nachrichten mit
geschäftlichem Inhalt werden davon getrennt sechs Jahre aufbewahrt.
Zugriff: Auf den Nachrichtentext haben ausschließlich Administratoren Zugriff, nicht der
Support.
9. Was nach Vertragsende passiert
Nach Ende des Vertrags stellen wir Ihnen Ihre Daten zum Export bereit und löschen sie
anschließend. Auf Ihre Weisung halten wir sie für einen Übergangszeitraum weiter vor, damit
Sie sie exportieren, an einen anderen Anbieter übergeben oder den Vertrag fortsetzen können.
Sie können jederzeit die sofortige Löschung verlangen.
Nachweise über absolvierte Schulungen halten wir bis 18 Monate nach Ende des Abonnements vor,
damit Sie sie im Bedarfsfall noch anfordern können. Diese Frist ist kürzer, als es die
gesetzlichen Verjährungsfristen zulassen würden – wir beschränken uns hier bewusst.
Erzeugte Dokumente bewahren wir nach Vertragsende drei Jahre auf, sofern Sie dem nicht
widersprechen. Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen den gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen aus Ziffer 7 und sind davon nicht betroffen.
10. Empfänger und Dienstleister
Wir setzen Dienstleister ein, die für uns und nach unserer Weisung Daten verarbeiten
(Auftragsverarbeiter): unseren Hosting-Anbieter, den E-Mail-Versanddienst und den
Backup-Dienst. Eine jeweils aktuelle Liste stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
Als eigene Verantwortliche treten uns gegenüber auf: Stripe und PayPal für die
Zahlungsabwicklung sowie unser Steuerberater.
Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.
11. Übermittlung in Drittländer
Soweit Dienstleister Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, geschieht das nur
auf einer der folgenden Grundlagen: einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen
Kommission (Art. 45 DSGVO) oder Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission
(Art. 46 Absatz 2 Buchstabe c DSGVO).
[FALLS EINSCHLÄGIG: Für Übermittlungen in die Vereinigten Staaten stützen wir uns auf den
Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework und ergänzend auf
Standardvertragsklauseln.]
Eine Kopie der jeweiligen Garantien erhalten Sie auf Anfrage unter info@ai-act-coach.com.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert.
Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; Datum und Fassungsnummer
stehen oben. Frühere Fassungen stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.